0989 012 654 toasoan@businessforum.vn Fanpage Facebook
StarNewCity

Quản lý tài chính tại các chung cư: Vì đâu cứ mãi tranh chấp?

Để không xảy ra tranh chấp giữa chủ đầu tư - Ban Quản trị - cư dân thì các khoản thu – chi của chung cư phải được kiểm toán độc lập.

Căn hộ The Useful, nơi thời gian gần đây khá ồn ào trên báo chí vì phí bảo trì chung cư bị ém nhẹm, người của chủ đầu tư kiêm luôn chức Trưởng Ban Quản trị và Giám đốc công ty Quản lý toà nhà. Ảnh minh hoạ

Căn hộ The Useful, nơi thời gian gần đây khá ồn ào trên báo chí vì phí bảo trì chung cư bị ém nhẹm, người của chủ đầu tư kiêm luôn chức Trưởng Ban Quản trị và Giám đốc công ty Quản lý toà nhà. Ảnh minh hoạ

Luật Nhà ở 2014 đã đưa quy định về việc quản lý nhà chung cư vào để điều chỉnh. Luật này đã có hiệu lực từ năm 2015, thế nhưng từ đó đến nay tình trạng tranh chấp tại các dự án chung cư từ cao cấp đến bình dân vẫn tăng, không thấy có dấu hiệu giảm nhiệt.

Mặc dù có nhiều văn bản dưới luật, nhưng vẫn còn nhiều bất cập, chồng chéo và không rõ ràng, minh bạch. Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư có hẳn một thông tư hướng dẫn áp dụng (Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 2 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng) và được sửa đổi bổ sung các quy định liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư (Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31 tháng 10 năm 2019). Thế nhưng việc quản lý tài chính là vấn đề nóng nhất thì lại không có bất cứ một thông tư hay hướng dẫn nào cụ thể để điều chỉnh.

Điều này dẫn đến việc tùy theo “năng lực” của Ban Quản trị hay sự chi phối của các chủ đầu tư đến “Quy chế quản lý tài chính” của từng chung cư mà hội nghị nhà chung cư sẽ quyết định ban hành quy định quản lý tài chính. Việc quản lý này dựa theo quan hệ giao dịch “tự nguyện” giữa Ban Quản trị và Công ty quản lý toà nhà là chính. Các công ty quản lý toà nhà chủ yếu thực hiện theo nguyên tắc “thực thu – thực chi” mà không có có kế hoạch “dư chi – dư thu”…

Ngoài ra, Ban Quản trị thường làm việc theo kiểu bán thời gian và không liên tục dẫn đến việc kiểm soát của Ban Quản trị đối với các công ty quản lý còn nhiều bất cập trong quá trình kiểm soát tài chính của nhà chung cư.

Phí bảo trì phải được bàn giao ngay khi có Ban Quản trị đầu tiên

Trong giai đoạn đầu vận hành, các chung cư thường xảy ra tranh chấp giữa Chủ đầu tư, Công ty Quản lý, Ban Quản trị và cư dân về các vấn đề tài chính liên quan đến phí bảo trì. Để tránh các tranh chấp, rất cần các đơn vị này thực hiện trách nhiệm của mình trong việc thu – chi quản lý quỹ vận hành. Về trách nhiệm đối với phí bảo trì, chủ đầu tư phải bàn giao cho Ban Quản trị chung cư ngay khi Ban Quản trị chung cư được bầu ra.

Giai đoạn này Công ty Quản lý có trách nhiệm:

- Lập và trình bày hợp lý báo cáo hoạt động thu chi quỹ vận hành theo mối quan hệ giữa chủ đầu tư hoặc Ban Quản trị;

- Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo không có sự gian lận, nhầm lẫn trong việc lập báo cáo thu chi quỹ vận hành;

Giai đoạn đầu trách nhiệm của Chủ đầu tư đối với kinh phí bảo trì:

- Lập và trình bày báo cáo kinh phí bảo trì phản ánh trung thực và hợp lý số dư của kinh phí bảo trì đối với phần sở hữu chung và riêng của Chung cư.

- Chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp đối với phần diện tích giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 108 của Luật Nhà ở sang tài khoản do Ban quản trị nhà chung cư lập để quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật;

- Sổ sách kế toán phải được lưu giữ để trình bày kinh phí bảo trì chính xác hợp lý tuân thủ theo đúng chế độ kế toán đã được áp dụng;

Đối với báo cáo thu – chi quỹ vận hành, báo cáo kinh phí bảo trì chung cư cần thiết phải được kiểm toán và việc kiểm toán này thường sẽ được thực hiện sau khi có sự bàn giao việc quản lý quỹ từ Chủ đầu tư sang cho Ban Quản Trị do các chủ sở hữu bầu ra.

Tuy nhiên việc kiểm toán này thường gặp phải các vướng mắc do mối quan hệ giữa chủ đầu tư - Ban Quản trị - công ty quản lý không được minh bạch và đầy đủ. Do thông tin cung cấp của chủ đầu tư trong giai đoạn đầu thường không đầy đủ; do sự yếu kém và không chủ động của Ban Quản trị trong giai đoạn đầu dẫn đến việc kiểm toán luôn bị chậm và kéo dài thời gian.

Đối với Ban Quản trị, để công tác kiểm toán trong các lần tiếp theo được minh bạch và đầy đủ cần thiết phải xây dựng các quy chế một cách đầy đủ và chặt chẽ để làm cơ sở cho việc kiểm toán sau này. Chẳn hạn như quy chế hoạt động Ban Quản trị, quy chế thu chi tài chính… Đồng thời Ban Quản trị cũng cần xem xét việc bàn giao của Chủ đầu tư đối với quỹ bảo trì… Chủ đầu tư đã nộp các khoản nào cho phần sở hữu riêng, phần nào cho sở hữu chung…

Ban Quản trị cũng cần thiết phải xem xét các nội dung của hợp đồng với Công ty quản lý một cách chặt chẽ và sự kiểm soát của Ban Quản trị đối với các khoản thu chi quỹ vận hành.

Ban Quản trị cần có một nhân sự nắm rõ về quy trình kiểm toán và báo cáo tài chính để có thể theo dõi xuyên suốt quá trình bàn giao sổ sách/ chứng từ và báo cáo từ chủ đầu tư – công ty quản lý - Ban Quản trị.

Trong quá trình lập báo thu – chi, quỹ vận hành thường xảy ra các vấn đề như:

- Giai đoạn đầu thường chi phí chung và chi phí của Chủ đầu tư lẫn lộn.

- Một số chi phí của công ty quản lý/chủ đầu tư thường được đưa vào cho quỹ vận hành chi như: Chi phí sửa chữa, bảo trì, chi phí điện…

- Một số chủ đầu tư thường sử dụng ngân sách chung để sử dụng vào việc sửa chữa chung cư mà phần này thì theo nguyên tắc là chủ đầu tư phải chịu… Đây cũng là một trong các lý do lòng vòng chủ đầu tư không bàn giao quỹ này cho Ban Quản trị.

- Ban Quản trị cần bóc tách các chi phí này và sử dụng tiền riêng của chủ đầu tư và yêu cầu chủ đầu tư phải chịu …

Từ khi Ban Quản trị nhận bàn giao quỹ

Kể từ khi Ban Quản trị nhận bàn giao quỹ thì Ban Quản trị cần lưu ý các trường hợp chi phù hợp:

- Ngân sách cho nhân sự quản lý: Cư dân cần xem Ban Quản trị chi cho nhân sự quản lý có 100% phục vụ cho chung cư hay không hoặc công ty quản lý sử dụng cho các công việc khác mà vẫn hưởng lương từ quỹ;

- Chi phí bảo vệ: Thông thường sẽ cao hơn cho phí bảo vệ thực tế tại chung cư Ban Quản trị cần kiểm soát và có báo cáo cụ thể cho cư dân;

- Chi phí điện vận hành chung cư… Ban Quản trị cũng cần tiết kiệm và hợp lý. Cần bóc tách các chi phí sử dụng cho mục đích chung và riêng của từng hạng mục;

- Chi phí thay thế trang thiết bị chung cư… Ban Quản trị cần làm việc chặt chẽ với công ty quản lý chung cư để đưa ra kế hoạch thay thế thiết bị, đặc biêt liên quan tới hệ thống thang máy, hệ thống nước thải, hệ thống điện của chung cư;

Việc sử dụng chi phí quỹ vận hành hay quỹ bảo trì chung cư luôn là câu hỏi lớn của cư dân. Ban Quản trị cần xem xét mức độ dài hạn và có sự so sánh với ngắn hạn trong việc sử dụng quỹ bảo trì và có báo cáo cụ thể cho cư dân để tránh tranh chấp xảy ra khi quản lý vận hành chung cư.

Đối với việc sử dụng kinh phí bảo trì (là khoản kinh phí thu từ các đồng chủ sở hữu với mức phí 2% trên tổng giá trị trước thuế của căn hộ) chủ đầu tư cũng phải đóng 2% cho phần sở hữu riêng của chủ đầu tư giữ lại.

Khoản kinh phí bảo trì này chỉ được sử dụng để bảo trì các phần sở hữu chung của chung cư, không được sử dụng cho việc quản lý vận hành chung cư và các mục đích khác. Phí bảo trì được hạch toán trên cơ sở thực thu - thực chi.

Khi Ban Quản trị đã nhận bàn giao quỹ này, cần thiết phải thực hiện việc kiểm toán, vì trong quá trình quản lý, sử dụng quỹ, chủ đầu tư thường không minh bạch và cách tính, số liệu tổng hợp và chi tiết khoản thu 2% thường không phù hợp với thực tế phát sinh.

Ban Quản trị khi nhận cần tính lại phần chung – phần riêng để xác định thu 2% đã đúng và đầy đủ chưa. Trên thực tế có nhiều chủ đầu tư cung cấp bản vẽ hoàn công nhưng không thực sự giống bản vẽ thực trạng dự án, do vậy tranh chấp về phần chung – riêng vẫn còn có nhiều bên không đồng ý. Các phần chung hay tranh chấp: văn phòng làm việc của chủ đầu tư tại dự án, bãi xe, bản vẽ được sữa chữa lại để tăng diện tích thuê/ bán của chủ đầu tư.

Với thực tế hiện nay tình trạng pháp lý của mỗi chung cư sẽ khác nhau do đó Quy chế vận hành; quy chế tài chính sẽ được xây dựng khác nhau. Do đó; để không xảy ra tranh chấp giữa chủ đầu tư - Ban Quản trị - cư dân thì nhất thiết các khoản thu – chi của chung cư phải được kiểm toán độc lập.

LS Hà Đăng Luyện

Đoàn Luật sư TPHCM

Ban Quản trị chung cư The Useful: Phớt lờ chuyện bốn năm không họp và phí bảo trì chung cư 2%

Văn bản trả lời của Ban Quản trị là để đối phó với UBND Phường 9, và UBND Quận Tân Bình. Nội dung phản ánh quan trọng nhất là hơn 4 năm không một cuộc họp và ‘sự bí mật’ của quĩ bảo trì 2% thì văn bản của Ban Quản trị không hề nhắc tới.

Theo Kinh doanh và Tiêu dùng Link bài gốchttps://kinhdoanhtieudung.thuonggiaonline.vn/bat-dong-san/quan-ly-tai-chinh-tai-cac-chung-cu58-vi-dau-cu-mai-tranh-chap-585.html

Mới nhất

Ông Johnathan Hạnh Nguyễn dự kiến chi 3,5 tỷ USD để mua 10 máy bay Boeing 777F, thúc đẩy nhanh quá trình lập hãng bay IPP Air Cargo

8 Giờ trước

Phó Thủ tướng Chính phủ Lê Văn Thành vừa giao các Bộ: KH-ĐT, GTVT, Tài chính, Xây dựng, Tư pháp, Ngân hàng nhà nước nghiên cứu các dự án trọng điểm của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Liên Thái Bình Dương (IPPG).

Hơn 100.000 tỷ đồng sẽ được bơm ra nền kinh tế với lãi suất chỉ 3-4%/năm

8 Giờ trước

Lãnh đạo NHNN cũng khẳng định các ngân hàng không siết chặt cho vay mà mong muốn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Mục tiêu tăng trưởng tín dụng năm nay là 12% nhưng có thể linh hoạt mở rộng nếu cần thiết.

Sản xuất bước vào thời kỳ ‘sống chung với virus’

23 Giờ trước

Sau hơn ba tháng giãn cách nghiêm ngặt và trước những thông điệp chuẩn bị sống chung với virus, đang có con sóng ngầm tái cấu trúc bên trong các doanh nghiệp để sẵn sàng cho thời điểm “giải nén lò xo”.

Sợ trách nhiệm, khi có dịch, lãnh đạo sẽ ‘khoá cứng’ địa phương

23 Giờ trước

TS Nguyễn Sĩ Dũng cho rằng tâm lý sợ trách nhiệm khi có dịch COVID-19, lãnh đạo sẽ "khóa cứng" địa phương.

Tập đoàn DOJI huy động thêm 1.000 tỷ đồng bằng hình thức phát hành trái phiếu, công ty đẩy mạnh phát triển lĩnh vực mới: bất động sản

27/09/2021 lúc 07:28

Tập đoàn vàng bạc đá quý DOJI vừa công bố đã phát hành thành công lô trái phiếu có tổng giá trị 1.000 tỷ đồng. Trái phiếu có kỳ hạn 60 tháng và không có tài sản đảm bảo.

Thống đốc Nguyễn Thị Hồng: Sẽ tăng hạn mức tín dụng cho các ngân hàng

27/09/2021 lúc 06:58

Thống đốc NHNN cho biết, trong thời gian sắp tới, NHNN sẽ tăng hạn mức tín dụng có thể cho các ngân hàng và điều chỉnh phù hợp lãi suất theo đúng cam kết.

Nam Long tăng vốn điều lệ lên 3.830 tỷ đồng bằng cách phát hành thêm cổ phiếu, chốt phương án thưởng 10,55% cho cán bộ cấp cao

26/09/2021 lúc 09:09

Đầu tư Nam Long (HoSE: NLG) công bố Nghị quyết HĐQT thông qua phương án phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu, phát hành cổ phiếu trả cổ tức năm 2020 và theo chính sách thưởng khuyến khích dài hạn cho lãnh đạo cao cấp (ESG).

Chủ tịch Dragon Capital: “Thị trường chứng khoán Việt Nam có nội lực mạnh mẽ chưa được khai thác hết”

26/09/2021 lúc 08:42

Ông Dominic Scrive cho rằng giai đoạn khó khăn và đặc biệt này là cơ hội để chúng ta đầu tư nhiều hơn cho bản thân và kế hoạch tài chính cá nhân.

Từ nay đến 30.9 sẽ từng bước nới lỏng giãn cách xã hội có kiểm soát

25/09/2021 lúc 15:39

Thủ tướng nêu rõ mục tiêu, từ nay đến 30.9 sẽ từng bước nới lỏng giãn cách xã hội có kiểm soát để khôi phục phát triển kinh tế-xã hội.